Vor der Entscheidung
Anbieter-Vergleich externe Abrechnung Zahnarzt: 12 Punkte, an denen Sie den richtigen Dienstleister erkennen
Kurzantwort
Die DentCon Anbieter-Vergleichs-Checkliste prüft externe Abrechnungsdienstleister für Zahnarztpraxen an 12 Punkten, darunter Software-Kompatibilität, DSGVO-Setup nach Art. 28, feste Ansprechpartnerinnen, Vertragslaufzeit und Honorar-Methodik. Jeder Punkt enthält eine So-prüfen-Sie-das-Anleitung. Alle 12 Punkte stehen offen auf dieser Seite, das ausfüllbare PDF kommt per E-Mail.
Was prüft die Checkliste? Die 12 Prüfpunkte im Überblick
| # | Prüfpunkt | Kernfrage an den Anbieter |
|---|---|---|
| 1 | Software-Kompatibilität | Arbeiten Sie direkt in unserer Praxissoftware? |
| 2 | Software-Breite | Wie viele Systeme rechnen Sie routiniert ab? |
| 3 | DSGVO-Setup und Fernzugriff | Liegt der AVV nach Art. 28 DSGVO vor Vertragsschluss vor? |
| 4 | Feste Ansprechpartnerinnen | Wer genau macht unsere Abrechnung, und wer vertritt? |
| 5 | Preis-Transparenz | Was ist im Preis enthalten, was kostet extra? |
| 6 | Vertragslaufzeit und Kündigung | Welche Laufzeit und welche Kündigungsfrist gelten? |
| 7 | Erreichbarkeit im Ernstfall | Was passiert bei Personalausfall in unserer Abrechnung? |
| 8 | Referenzen und Fälle | Mit welcher Ihrer Kunden-Praxen dürfen wir sprechen? |
| 9 | Modulare Buchung | Können wir mit einem Teilbereich starten? |
| 10 | Branchen-Spezialisierung | Machen Sie ausschließlich zahnärztliche Abrechnung? |
| 11 | Honorar-Methodik | Wie sichern Sie Steigerungsfaktoren, Analogleistungen und Laborkosten? |
| 12 | Leistungs-Tiefe | Decken Sie unsere komplette Leistungspalette ab? |
Wie prüfen Sie jeden Punkt im Erstgespräch?
1. Software-Kompatibilität
Die Abrechnung muss direkt in Ihrer Praxissoftware entstehen - Export in Fremdsysteme bedeutet Doppelpflege und Übertragungsfehler.
So prüfen Sie das: Nennen Sie Ihr System und fragen Sie, wer darin zuletzt eine komplette Monats- oder Quartalsabrechnung erstellt hat. Eine konkrete Antwort gibt Ihnen die nötige Sicherheit.
2. Software-Breite
Erfahrung mit mehreren Systemen gibt Sicherheit bei Sonderfällen und auch bei einem späteren Software-Wechsel.
So prüfen Sie das: Lassen Sie sich die Systemliste nennen. Weniger als vier Systeme sind ein Engpass-Risiko.
3. DSGVO-Setup und Fernzugriff
Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO darf kein externer Dienstleister auf Patientendaten zugreifen. Fernzugriff erfordert personalisierte Zugänge, keine Sammel-Logins.
So prüfen Sie das: Fordern Sie den AVV-Entwurf vor Vertragsschluss an. Hintergrund: AnyDesk DSGVO-konform in der Zahnarztpraxis und TeamViewer DSGVO-konform einsetzen.
4. Feste Ansprechpartnerinnen
Mit festen Ansprechpartnerinnen muss Ihr Team die Besonderheiten der Praxis nicht immer wieder neu erklären.
So prüfen Sie das: Bitten Sie um Namen: Wer übernimmt die Abrechnung, wer vertritt bei Urlaub und Krankheit? Eine namentliche Zuordnung schafft Verlässlichkeit.
5. Preis-Transparenz
Ein transparentes Angebot nennt alle Posten von Anfang an, etwa für Onboarding, Sonderfälle oder Vor-Ort-Termine.
So prüfen Sie das: Lassen Sie sich schriftlich geben, was enthalten ist und was extra kostet - vor der Unterschrift.
6. Vertragslaufzeit und Kündigung
Eine Laufzeit, die zum Bedarf Ihrer Praxis passt, gibt beiden Seiten Planungssicherheit.
So prüfen Sie das: Fragen Sie nach Laufzeit, Kündigungsfrist und dem Ablauf der Übergabe nach Kündigung - alle drei schriftlich im Angebot.
7. Erreichbarkeit im Ernstfall
Im Ernstfall gibt ein konkreter, abgestimmter Ablauf Ihrer Praxis Sicherheit.
So prüfen Sie das: Stellen Sie die Szenario-Frage: "Unsere ZMV fällt aus, die Monats- oder Quartalsabrechnung steht an - wie geht es weiter?" Wie DentCon solche Fälle kurzfristig löst: Notfall-Übernahme bei Personalausfall.
8. Referenzen und Fälle
Besonders aussagekräftig sind die Erfahrungen anderer Praxen.
So prüfen Sie das: Bitten Sie um ein Referenz-Telefonat mit einer Praxis ähnlicher Größe. So erfahren Sie aus erster Hand, wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht.
9. Modulare Buchung
Sie sollten klein starten können: nur PAR/UPT, nur Privatliquidation, nur Urlaubsvertretung.
So prüfen Sie das: Fragen Sie, ob Teilbereiche einzeln buchbar sind und ob Sie später erweitern oder reduzieren können.
10. Branchen-Spezialisierung
Zahnärztliche Abrechnung ist ein eigenes Fach: BEMA, GOZ, BEL II, PAR-Strecke, EBZ. Eine Spezialisierung auf die Zahnmedizin sorgt für die nötige fachliche Tiefe.
So prüfen Sie das: Fragen Sie, ob ausschließlich zahnärztlich abgerechnet wird und welchen Hintergrund die Bearbeiterinnen haben.
11. Honorar-Methodik
Neben der korrekten Abrechnung zählt die Sicherung Ihres Honorars: Steigerungsfaktoren begründen, Analogleistungen nach § 6 Abs. 1 GOZ ansetzen, Material- und Laborkosten lückenlos erfassen.
So prüfen Sie das: Fragen Sie, mit welcher Methode der Anbieter Verluste findet - und wo er zuletzt welche fand. Hintergrund: Steigerungsfaktor bis 3,5 sauber begründen.
12. Leistungs-Tiefe
Ein vollständiges Leistungsspektrum entlastet Ihr Praxisteam in allen Bereichen.
So prüfen Sie das: Gehen Sie Ihre Bereiche einzeln durch: Kons, ZE, KG/KBR, PAR, UPT, HKP, KV, Privatliquidation, Eigenlabor (BEB, BEL II), falls relevant KFO. So sehen Sie auf einen Blick, ob alle Ihre Bereiche abgedeckt sind.
Auf welche Warnzeichen sollten Sie vor der Unterschrift achten?
Warnzeichen 1: Angebot ohne Ihre echten Praxis-Daten. Für ein passendes Angebot sollte der Anbieter Praxis-Struktur, Honorarvolumen und Problemstellen kennen. Ein Pauschal-Angebot nach zehn Minuten kann das kaum berücksichtigen.
Warnzeichen 2: Lange Vertragslaufzeit ohne Begründung. Bei 24 oder 36 Monaten Bindung sollte nachvollziehbar sein, welche Leistung dem gegenübersteht.
Warnzeichen 3: Unklarer Leistungsumfang. Lassen Sie sich schriftlich geben, welche Abrechnungsbereiche der Anbieter übernimmt, was in Ihrer Praxis bleibt und wer welche Entscheidung trifft. Was im Angebot klar geregelt ist, lässt sich später auch im Vertrag sicher festhalten.
Warnzeichen 4: Keine namentlichen Referenzen. Ein Referenzgespräch mit einer Kundenpraxis gibt Ihnen vor der Entscheidung zusätzliche Sicherheit.
Warnzeichen 5: Prozent-Versprechen ohne Methode. "10 bis 30 Prozent mehr Honorar" klingt gut. Fragen Sie nach dem Weg dorthin. DentCon nennt die eigene Spanne nur mit Methode: Fehler- und Abrechnungsanalyse in Ihren echten Quartalsdaten, Modellrechnungen als Modell gekennzeichnet. Was unentdeckte Fehler kosten: Verlust-Rechner: Was kostet Sie Ihre Abrechnung wirklich?
Wie schneidet DentCon bei den 12 Punkten ab?
Unsere Antworten auf alle 12 Punkte, inklusive der Stellen, an denen wir noch nachliefern.
| # | Prüfpunkt | DentCon-Antwort |
|---|---|---|
| 1 | Software-Kompatibilität | Direkt in Ihrer Software per gesicherter Remote-Aufschaltung. |
| 2 | Software-Breite | alle Praxisverwaltungssysteme sowie jede weitere Zahnarzt-Software |
| 3 | DSGVO-Setup | AVV nach Art. 28 DSGVO; AnyDesk oder TeamViewer, je nachdem was Ihre Praxis nutzt; Details legen wir mit Ihrem IT-Verantwortlichen fest |
| 4 | Feste Ansprechpartnerinnen | 1-2 feste Abrechnungsexpertinnen pro Praxis, die Ihre Anforderungen und Abläufe kennen |
| 5 | Preis-Transparenz | Preisangabe nach dem Erstgespräch, bei größerem Umfang ein individuelles Angebot. Welche sechs Faktoren den Preis bestimmen, steht auf der Seite Kosten der externen Abrechnung |
| 6 | Vertragslaufzeit | richtet sich nach dem Bedarf der Praxis, von der Vertretung auf Zeit bis zur dauerhaften Zusammenarbeit |
| 7 | Erreichbarkeit im Ernstfall | Direkter Draht zu DentCon, im Notfall persönlich unter 0172 9359355, auch per WhatsApp. Keine anonyme Hotline; bei akutem Personalausfall kurzfristige Lösung: Notfall-Übernahme. Einzelfragen: SOS-Abrechnungs-Feuerwehr, Mo bis Fr, 8 bis 17 Uhr |
| 8 | Referenzen | Gerne nennen wir Ihnen im persönlichen Gespräch Praxen, die einer Auskunft zugestimmt haben und die Sie anrufen dürfen |
| 9 | Modulare Buchung | Komplett oder Teilbereiche - Sie entscheiden; vorübergehend oder dauerhaft, auch bei Krankheit, Schwangerschaft und Elternzeit, Urlaub, offenen Stellen, erhöhtem Arbeitsaufkommen |
| 10 | Branchen-Spezialisierung | Ausschließlich zahnärztliche Abrechnung, deutschlandweit, seit 2006; Fernzugriff als Standard, Vor-Ort-Unterstützung wo nötig |
| 11 | Honorar-Methodik | Fehler- und Abrechnungsanalyse als eigener Service: Steigerungsfaktoren, Begründungen, Analogberechnung, Material- und Laborkosten, Leistungsketten, das gehört zu den häufigsten der mehr als 18 Fehlerquellen, die wir finden |
| 12 | Leistungs-Tiefe | Kons, ZE, KG/KBR, PAR, UPT, HKP, KV, Privatliquidation, BEMA, GOZ, GOÄ, Analogleistungen, Eigen- und Fremdlabor (BEB, BEL II) |
Mehr zum Leistungsumfang: die komplette externe Abrechnung für Zahnarztpraxen.
Rufen Sie uns gerne an: 06762 9627644.
Warum eine Checkliste und nicht die Empfehlung eines Kollegen?
Eine Empfehlung aus dem Kollegenkreis ist wertvoll, sie beruht jedoch auf den Anforderungen einer anderen Praxis. Broschüren und Erstgespräche vermitteln einen ersten Eindruck. Mit einem klaren Kriterienkatalog vergleichen Sie die Anbieter sachlich und nach den Anforderungen Ihrer eigenen Praxis.
Selbstverständlich können Sie mit der Checkliste auch DentCon prüfen. Das ist ausdrücklich gewünscht, denn der Vergleich soll zeigen, welcher Anbieter am besten zu Ihrer Praxis passt.
Wie kommt die Checkliste zu Ihnen?
Das PDF enthält alle 12 Prüfpunkte mit Unterfragen zum Ausfüllen, den Vergleichsbogen für 3 Anbieter und die 5 Warnzeichen samt DentCons Antworten.
- E-Mail-Adresse eingeben
- Datenschutz-Hinweis bestätigen
- Das PDF kommt per E-Mail. Auf Wunsch rufen wir Sie nach einigen Tagen gerne kurz an und beantworten Ihre offenen Fragen
Datenschutz: Ihre E-Mail-Adresse nutzen wir nur für Versand und optionale Rückfrage. Kein automatischer Newsletter. Löschung jederzeit möglich (Art. 17 DSGVO).
Häufige Fragen zur Anbieter-Auswahl
Ihr nächster Schritt
- Erst vergleichen: Checkliste als PDF anfordern, telefonisch oder über unser Kontaktformular.
- Vergleich konkret machen: Rufen Sie uns gerne an, wir gehen die 12 Punkte für Ihre Praxis durch: 06762 9627644
- Akuter Personalausfall? Dann helfen wir Ihnen auf schnellstem Wege: Notfall-Übernahme bei Personalausfall oder direkt 0172 9359355, auch per WhatsApp.
Sie erkennen Ihre Praxis wieder? Dann freuen wir uns auf das Gespräch mit Ihnen! Für Ihre Praxis - Immer ein Gewinn!
Im Markt sind mehrere Bezeichnungen in Gebrauch. Worauf kommt es an?
Abrechnungsservice, Abrechnungsbüro, externe ZMV, zahnärztliche Abrechnungsgesellschaft: Die Begriffe werden unterschiedlich verwendet. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die Antwort auf zwei Fragen: Wird in Ihrer Praxissoftware gearbeitet oder in einem fremden System, und welche Abrechnungsbereiche sind im Angebot enthalten? Beides steht in den Prüfpunkten 1 und 12. Wie DentCon sich einordnet, steht auf der Seite externe Abrechnung Zahnarzt.
Wir haben eine ZMV - lohnt der Anbieter-Vergleich trotzdem?
Ja. Ein guter Dienstleister stellt sich Ihrem internen Abrechnungsteam partnerschaftlich zur Seite und setzt da an, wo Unterstützung gebraucht wird: Teilbereiche, Urlaubs- und Krankheitsvertretung oder die SOS-Abrechnungs-Feuerwehr für akute Einzelfragen (Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr). Prüfpunkt 9 zeigt, ob ein Anbieter so modular arbeitet.
Welche Unterlagen brauchen Sie für den Anbieter-Vergleich?
Vier Dinge: der Name Ihrer Praxissoftware, Ihr Leistungsspektrum (Kons, ZE, PAR, Eigenlabor, KFO), die letzte Monats- oder Quartalsabrechnung und Ihre konkreten Anliegen. So führen Sie die Gespräche mit den Anbietern gezielt und vergleichbar.
Wie schnell kann ein externer Anbieter übernehmen?
Verlässliche Orientierung gibt Ihnen ein konkreter Ablauf. Fragen Sie nach den Schritten vom Erstkontakt bis zur ersten abgerechneten Leistung. Bei akutem Personalausfall findet DentCon kurzfristig eine Lösung: Notfall-Übernahme bei Personalausfall.
Kann ich mit der Checkliste auch DentCon prüfen?
Ja, sehr gerne. Die Tabelle oben enthält unsere Antworten, inklusive der offenen Referenz-Freigaben. Stellen Sie uns dieselben Szenario-Fragen wie jedem anderen Anbieter. Wir freuen uns auf Ihren Anruf: 06762 9627644.
Der nächste Schritt
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Wir ordnen Ihr Anliegen sofort ein und zeigen Ihnen im persönlichen Gespräch, welcher Schritt sich für Ihre Praxis lohnt.
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