Ausfallhonorar in der Zahnarztpraxis: Was rechtens ist, was nicht und wie Sie es durchsetzen

Ein Patient erscheint ohne Absage nicht zu seinem Termin, obwohl die Stunde fest für die PZR reserviert, die Assistenz eingeplant und das Tray vorbereitet war. Solche Ausfälle kosten Ihre Praxis Honorar, Personalzeit und Planung. Die gute Nachricht: Unter vier klaren Voraussetzungen dürfen Sie ein Ausfallhonorar berechnen.

Auf welcher Rechtsgrundlage beruht das Ausfallhonorar?

Das Ausfallhonorar stützt sich auf zwei zivilrechtliche Wege. Erstens auf den Vergütungsanspruch aus § 615 BGB: Gerät der Patient mit der Annahme der Behandlung in Verzug, behält die Praxis ihren Anspruch auf die Vergütung - abzüglich dessen, was sie durch den Ausfall an Aufwendungen erspart. Zweitens kommt je nach Fallgestaltung ein Schadensersatzanspruch in Betracht. Welcher Weg trägt, entscheidet der Einzelfall. Die Berechnungslogik ist in beiden Fällen dieselbe: tatsächlicher Ausfall minus Ersparnis.

Die aktuelle BGH-Rechtsprechung bestätigt diese Linie: Mit Urteil vom 12. Mai 2022 (AZ: III ZR 78/21) hat der Bundesgerichtshof klargestellt, dass § 615 BGB auch für Behandlungsverträge nach § 630a BGB gilt. Ein Ausfallhonorar ist damit grundsätzlich zulässig, wenn die Voraussetzungen erfüllt und dokumentiert sind.

Wichtig für Ihre Abrechnung: Das Ausfallhonorar ist keine zahnärztliche Leistung nach GOZ. Es gehört weder auf die Privat-Liquidation noch in die Monats- oder Quartalsabrechnung. Es wird als eigenständige privatrechtliche Forderung mit separater Rechnung geltend gemacht.

Welche vier Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

1. Verbindliche Termin-Vereinbarung

Der Termin muss klar als verbindlich vereinbart sein. Eine grobe Tages-Zusage reicht nicht. Bewährt hat sich die schriftliche Termin-Bestätigung per E-Mail oder SMS, ergänzt um eine Erinnerung 24 bis 48 Stunden vorher. Die Erinnerung senkt die Ausfallquote und dokumentiert zugleich die Verbindlichkeit.

2. Exklusive Reservierung

Die Praxis muss die Zeit ausschließlich für diesen Patienten freigehalten haben. In Bestellpraxen mit fester Terminvergabe ist das der Normalfall. Bei Walk-in-Sprechstunden oder bewusst überbuchbaren Slots entfällt der Anspruch.

3. Verschulden des Patienten

Der Patient muss den Termin schuldhaft versäumt haben. Die Abgrenzung in der Übersicht:

4. Vorab-Aufklärung

Der Patient muss vor dem Termin wissen, dass eine Ausfallgebühr anfallen kann. Vier Stellen haben sich bewährt: die Patienten-Aufnahme-Erklärung mit Unterschrift, die Klausel in der Termin-Bestätigung, der Aushang am Empfang und der Hinweis in der Erinnerungs-SMS. Ohne dokumentierte Vorab-Aufklärung ist die Forderung vor Gericht kaum durchzusetzen.

Wie hoch darf das Ausfallhonorar sein?

Der Grundsatz: Das Ausfallhonorar darf den tatsächlichen Ausfall nicht überschreiten. Die Rechnung lautet immer gleich. Honorar-Ausfall für die geplante Leistung, minus ersparte Aufwendungen wie nicht verbrauchtes Material, minus Umsatz, der in der frei gewordenen Zeit anderweitig erzielt wurde.

Für die Größenordnung haben sich in der Abrechnungspraxis diese Spannen etabliert:

Das sind Orientierungswerte, keine festen Rechtsgrenzen. Maßgeblich ist immer der tatsächliche Ausfall Ihrer Praxis.

Beispielrechnung: PZR-Termin ohne Absage

Eine Beispielrechnung mit Modell-Werten - setzen Sie Ihre eigene Preisliste und Ihre Materialkosten ein:

Wann sind pauschale Ausfallgebühren zulässig?

Pauschalen wie "100 EUR für jeden versäumten Termin" unterliegen als formularmäßige Klauseln der AGB-Inhaltskontrolle nach § 307 BGB. Das BGH-Urteil vom 12. Mai 2022 (AZ: III ZR 78/21) setzt drei Bedingungen:

1. 01Die Pauschale entspricht dem typischen Schaden des jeweiligen Termin-Typs.
2. 02Der Patient hat die Möglichkeit, einen niedrigeren tatsächlichen Schaden nachzuweisen.
3. 03Die Klausel war transparent formuliert und vorab vereinbart.

Fehlt eine der drei Bedingungen, hält die Pauschale im Streitfall nicht stand.

Welche fünf Fehler gefährden die Durchsetzung?

Fehler 1: Pauschale ohne Berechnungs-Grundlage. Eine Klausel wie "Bei Nicht-Erscheinen werden 150 EUR fällig" ohne Bezug zur geplanten Behandlung hält im Streitfall selten. Der Pauschal-Betrag muss in der Klausel nachvollziehbar begründet sein.

Fehler 2: Keine Vorab-Aufklärung. Wer den Patienten erst nach dem versäumten Termin auf die Ausfallgebühr hinweist, hat keine Grundlage. Die Klausel muss vor dem Termin bekannt gewesen sein.

Fehler 3: Abrechnung über eine GOZ-Ziffer. Ein häufiger Fehler in der Praxis-Software. Das Ausfallhonorar ist keine zahnärztliche Leistung, sondern eine eigenständige zivilrechtliche Forderung. Es gehört auf eine separate Rechnung, nicht auf die Privat-Liquidation.

Fehler 4: Mahnverfahren ohne formalen Verzug. Vor dem gerichtlichen Mahnverfahren stehen eine schriftliche Rechnung mit Zahlungsfrist (typisch 14 Tage) und mindestens eine Mahnung. Wer diese Stufen überspringt, scheitert am fehlenden Verzug.

Fehler 5: Drohung statt Information. Der Hinweis auf die Ausfallgebühr soll informieren, nicht einschüchtern. Zu drastische Formulierungen riskieren, dass die Klausel als unangemessene Benachteiligung angegriffen wird.

Muster-Klausel: So formulieren Sie die Ausfallhonorar-Vereinbarung

Dieser Klausel-Text deckt die vier Voraussetzungen ab und benennt die Höhe transparent:

Verbindliche Termine in unserer Praxis werden ausschließlich für Sie reserviert. Wenn Sie Ihren Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir um Absage bis spätestens 24 Stunden vor dem Termin. Bei nicht oder zu kurzfristig abgesagten Terminen behalten wir uns vor, ein Ausfallhonorar zu berechnen. Die Höhe orientiert sich am tatsächlichen Ausfall abzüglich ersparter Aufwendungen. Typische Beträge: Routine-Termin bis 50 EUR, professionelle Zahnreinigung bis 95 EUR, längere Behandlungstermine bis 200 EUR. Bei höherer Gewalt, akuter Erkrankung oder anderen unverschuldeten Verhinderungen entfällt die Ausfallgebühr. Bitte informieren Sie uns so früh wie möglich.

Wo die Klausel stehen muss

• Patienten-Aufnahme-Erklärung (einmalige Unterschrift)
• Termin-Bestätigung per E-Mail oder SMS (jede Buchung)
• Aushang am Empfang
• AGB- oder Patienteninformations-Bereich der Praxis-Homepage
• Wartezimmer-Mappe

Wer die Klausel an diesen Stellen platziert und die Aufklärung dokumentiert, macht die Forderung im Streitfall deutlich besser durchsetzbar. Eine Garantie ist das nicht: Gerichte prüfen jede Klausel im Einzelfall. Lassen Sie den endgültigen Text von Ihrer Landeszahnärztekammer oder einer Fachanwältin für Medizinrecht gegenlesen.

Häufige Fragen zum Ausfallhonorar in der Zahnarztpraxis

Was das für Ihren Honorarumsatz bedeutet

Das Ausfallhonorar holt einen Teil der leeren Stunden zurück. In den meisten Praxen liegt der größere Hebel aber woanders: in der Abrechnung selbst. Dort geht Honorar durch vergessene Leistungen, fehlerhafte Leistungsketten und Lücken bei Material- und Laborkosten verloren, und zwar ohne Fehlermeldung.

Genau dort setzen wir an. Unsere Fehler- und Abrechnungsanalyse zeigt, wo in Ihrer Abrechnung ungenutzte Honorarpotenziale liegen. Danach entscheiden Sie ganz nach Ihren Wünschen: Unterstützung in einzelnen Bereichen oder die komplette externe Abrechnung. Das DentCon-Team arbeitet per gesichertem Fernzugriff direkt in Ihrer Praxissoftware. Jede Praxis wird deutschlandweit von 1-2 festen Abrechnungsexpertinnen betreut.

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Quellen

1. 01§ 615 BGB (Annahmeverzug) - gesetze-im-internet.de
2. 02BGH, Urteil vom 12. Mai 2022, AZ: III ZR 78/21 (§ 615 BGB gilt für Behandlungsverträge nach § 630a BGB)
3. 03§ 307 BGB (AGB-Inhaltskontrolle bei formularmäßigen Ausfallpauschalen)
4. 04BZÄK: Stellungnahme Ausfallhonorar
5. 05Landeszahnärztekammern: Empfehlungen zur Klausel-Formulierung
6. 06KZVB: Ausfallhonorar-FAQ
7. 07Amtliches Mahnportal: www.online-mahnantrag.de