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Wenn die Abrechnungskraft ausfällt

Notfall-Übernahme: Zahnärztliche Abrechnung bei Personalausfall

Ihre ZMV fällt aus, dringende Abrechnungs-Fälle müssen bearbeitet werden, Monats- oder Quartals-Abrechnung steht vor der Tür? Rufen Sie an. Im Regelfall finden wir innerhalb von 24 Stunden eine Lösung.

Notfall: 0172 9359355 Per WhatsApp schreiben
Zahnarzt am Telefon vor Aktenstapeln in der Praxis, sichtlich unter Druck KI-generiert
Ein Anruf genügt, den Rest ordnen wir
Im Regelfall
Lösung in 24 Stunden
Erreichbar
Montag bis Freitag, direkt
Einsatz
Bundesweit per Fernzugriff
Betreuung
1-2 feste Expertinnen

Kurzantwort

Fällt Ihre Abrechnungskraft aus, übernehmen wir die laufende zahnärztliche Abrechnung kurzfristig.

Deutschlandweit, per gesichertem Fernzugriff direkt in Ihrer Praxissoftware. Rufen Sie an, im Regelfall finden wir innerhalb von 24 Stunden eine Lösung. Sie erreichen uns Montag bis Freitag direkt unter 0172 9359355, auch per WhatsApp.

Klare Auskunft, sofort

Worauf Sie sich verlassen können

Ihre ZMV fällt morgen aus und die Monats- oder Quartalsabrechnung steht an? Dann brauchen Sie jetzt eine klare Auskunft. Deshalb steht hier zuerst, was Sie von uns erwarten dürfen.

  • Akute Notfälle lösen wir auf schnellstem Wege

    Im Regelfall steht Ihre Lösung innerhalb von 24 Stunden oder vorher. Das "im Regelfall" steht hier mit Absicht. Wie schnell die komplette Übernahme läuft, hängt von Software, Umfang und Rückstand ab, und wenn Ihre Situation eine Ausnahme ist, sagen wir Ihnen das am Telefon genauso klar.

  • Sie bekommen einen konkreten Plan

    Wer übernimmt, was zuerst gesichert wird, wie es weitergeht.

  • Der AVV wird vorrangig aufgesetzt

    Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ziehen wir im Notfall vor. Datenschutz machen wir dabei sorgfältig, deshalb geben wir dafür keine Stundenzusage.

  • Sie erreichen uns direkt

    Montag bis Freitag, ohne Warteschleife und ohne Ticketsystem. Eine Hotline rund um die Uhr gehört nicht zu unserem Angebot, dafür landet Ihr Anruf bei jemandem, der Ihr Anliegen sofort einordnen kann.

  • 1 bis 2 feste Abrechnungsexpertinnen

    Sie betreuen Ihre Praxis, so dass Sie immer eine Ansprechpartnerin Ihres Vertrauens haben.

Fünf Anlässe

Diese Personalengpässe fangen wir auf

Wir unterstützen Zahnarztpraxen flexibel bei personellen Engpässen und übernehmen die Abrechnung zuverlässig auch kurzfristig.

  • KrankheitsvertretungWenn die Abrechnungskraft ungeplant von heute auf morgen ausfällt.
  • Schwangerschaft und ElternzeitPlanbar, aber oft über viele Monate. Dafür gibt es die Vertretung bei Elternzeit und Mutterschutz.
  • UrlaubsvertretungDamit die Abrechnung auch in den Ferienwochen weiterläuft.
  • Offene Stelle oder PersonalmangelWenn die ZMV-Stelle ausgeschrieben, aber noch unbesetzt ist.
  • Erhöhtes ArbeitsaufkommenEtwa bei Abrechnungsrückständen oder Quartalsspitzen, die das Team allein nicht mehr stemmt.

Die Unterstützung kann vorübergehend oder über einen längeren Zeitraum erfolgen. So bleibt Ihre Abrechnung auch in Ausnahmesituationen strukturiert, fristgerecht und wirtschaftlich abgesichert.

Vom Anruf bis zur Übernahme

So läuft die Notfall-Übernahme ab

Fünf Stationen. Die erste kostet Sie ein Telefonat, die letzte entlastet Ihr Team.

Jetzt anrufen: 0172 9359355

  1. Sie rufen an oder schreiben uns

    Notfall-Nummer 0172 9359355 oder per WhatsApp, alternativ über das Kontaktformular. Schildern Sie kurz, welche Software Sie nutzen, wie der Abrechnungsstand ist und welche Frist drückt.

  2. Wir finden eine Lösung, im Regelfall innerhalb von 24 Stunden

    Sie bekommen einen konkreten Vorschlag: wer übernimmt, was zuerst gesichert wird, meist die nächste KZV-Frist, und wie der Rückstand abgearbeitet wird.

  3. AVV nach Art. 28 DSGVO, vorrangig und sorgfältig

    Den Auftragsverarbeitungsvertrag setzen wir als Express-AVV vorrangig auf. Die Details legen wir gemeinsam mit Ihrem IT-Verantwortlichen fest.

  4. Gesicherte Fernaufschaltung

    Per Remote-Aufschaltung, AnyDesk, TeamViewer oder VPN, je nachdem was Ihre Praxis nutzt, arbeiten wir direkt in Ihrer Praxissoftware. Ihre Patientendaten bleiben dabei in der Praxis. Falls nötig, unterstützen wir ergänzend vor Ort.

  5. Ihre festen Expertinnen übernehmen

    1 bis 2 feste Abrechnungsexpertinnen halten Ihre Fristen ein und arbeiten den Rückstand auf.

Beim Aufarbeiten des Rückstands schauen wir genau hin

Fehlerhafte Leistungsketten, vergessene Begründungen, lückenhafte Dokumentationen, Lücken bei Material- und Laborkosten. Das sind die Stellen, an denen in den Praxen am meisten liegen bleibt, und wir sorgen dafür, dass Ihr Honorar-Ergebnis am Ende stimmt.

Fünf Minuten Vorbereitung

Das sollten Sie für den ersten Anruf bereitlegen

Je konkreter Ihre Angaben, desto schneller steht der Plan.

Sie haben gerade gar nichts davon zur Hand? Auch dann helfen wir Ihnen weiter und sortieren die Situation gemeinsam mit Ihnen. Mit der Liste geht es nur schneller.

  • Praxissoftware, Name und Version
  • Stand der Abrechnung, was ist eingereicht, was liegt seit wann
  • Drückende Fristen, KZV-Einreichungstermin, offene HKP und KV, laufende PAR- und UPT-Strecken
  • Gewünschter Umfang, komplette Übernahme oder einzelne Teilbereiche
  • Ansprechpartner für den Fernzugriff, wer den Remote-Zugang freigeben kann, Praxis oder IT-Dienstleister
  • Unterschriftsberechtigte Person für den AVV, meist Sie selbst als Inhaberin oder Inhaber

Die Uhr, die mitläuft

Warum ist die KZV-Frist das eigentliche Risiko beim Personalausfall?

Die fristgerechte Abgabe der Monats- und Quartals-Abrechnung bei der zuständigen KZV ist wichtig. Wer die Frist versäumt, schiebt die eigene Honorarauszahlung nach hinten.

Quartalsabrechnung KCH und KFO 2026

Einreichungstermine der Quartalsabrechnung KCH und KFO 2026
QuartalAbrechnungszeitraumKZV NordrheinKZV Bayerns
Q4 202501.10. bis 31.12.202505.01.202605.01.2026
Q1 202601.01. bis 31.03.202607.04.202607.04.2026
Q2 202601.04. bis 30.06.202606.07.202606.07.2026
Q3 202601.07. bis 30.09.202605.10.202605.10.2026
Q4 202601.10. bis 31.12.2026Januar 2027, Termin folgtJanuar 2027, Termin folgt

Monatsabrechnung ZE, PAR und KG/KB 2026

Einreichungstermine der Monatsabrechnung ZE, PAR und KG/KB 2026
AbrechnungsmonatKZV NordrheinKZV Bayerns
Januar15.01.202616.01.2026
Februar17.02.202616.02.2026
März16.03.202616.03.2026
April15.04.202616.04.2026
Mai15.05.202613.05.2026
Juni15.06.202616.06.2026
Juli15.07.202616.07.2026
August17.08.202614.08.2026
September15.09.202616.09.2026
Oktober15.10.202616.10.2026
November16.11.202612.11.2026
Dezember08.12.2026laut KZVB-Kalender

Die Termine unterscheiden sich von KZV zu KZV und ändern sich von Jahr zu Jahr. Verbindlich ist allein der Kalender Ihrer zuständigen KZV, zum Beispiel bei der KZV Nordrhein oder der KZV Bayerns.

Fristverlängerung bei BedarfErfordert es die Situation, beantragen wir für Sie eine Fristverlängerung bei der KZV.

Eine zweite Uhr läuft leise mit.Laut KZV Nordrhein verjähren Abrechnungsansprüche nach Ablauf eines Jahres, gerechnet vom Ende des Kalendervierteljahres. Liegen gebliebene Abrechnung ist also irgendwann endgültig verloren.

Fällt Ihre Abrechnungskraft kurz vor dem Einreichungstermin aus, zählt jeder Tag. Rufen Sie früh an, im Regelfall finden wir innerhalb von 24 Stunden eine Lösung, und Ihre Frist wird der erste Punkt im Plan.

Leerer Arbeitsplatz in der Praxis mit dunklem Monitor, Aktenstapeln und offenen Ordnern KI-generiert
Ein Ausfall kommt nie zu einem guten Zeitpunkt. Der Stapel wächst, die Frist bleibt stehen. Genau dafür gibt es diese Nummer.

Was zuerst liegen bleibt

Woran ein Ausfall in der Abrechnung zuerst sichtbar wird

Ein Personalausfall kommt nie zu einem guten Zeitpunkt. Vier Dinge merkt eine Praxis fast immer zuerst.

  • Heil- und Kostenpläne bleiben liegen
  • Die PAR-Strecke gerät ins Stocken
  • EBZ-Anträge warten
  • Die KZV-Frist rückt näher

Durch den Praxisalltag werden Leistungen und Dokumentationen vergessen einzutragen. Ich merke, mir gehen Honorare verloren.

So beschreiben es Praxisinhaber wörtlich

Das war schon vorher schwierig. Ein Ausfall verschärft genau das. Wir unterstützen Sie so lange, wie Sie uns brauchen.

Die Frage, die jede Praxis stellt

Was passiert, wenn Ihre Vertretung selbst ausfällt?

Die zweite Expertin kennt Ihre Praxis bereits. Sie weisen niemanden neu ein.

Die Betreuung erfolgt persönlich und kontinuierlich durch ein bis zwei feste Mitarbeiterinnen, die mit Ihren individuellen Anforderungen und Abläufen bestens vertraut sind. Gleichzeitig steht Ihnen unser gesamtes Team unterstützend zur Seite. Auch unsere Mitarbeiterinnen haben Urlaub oder können krank sein. Auch in diesen Fällen bleibt Ihre Betreuung lückenlos.

Ohne Anfahrt, ohne Systemwechsel

Bundesweit, direkt in Ihrer Software

Die Notfall-Übernahme funktioniert deutschlandweit, weil wir per gesichertem Fernzugriff arbeiten. Wir arbeiten in dem System, das Ihre Praxis nutzt. Die Details je System zeigt die Software-Übersicht.

Ihre Patientendaten bleiben in Ihrer Praxissoftware.

Sie sehen jede Position in Ihrem eigenen System. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Drei Wege

Notfall-Übernahme, SOS-Feuerwehr oder dauerhafte Unterstützung?

Sie sind hier

Die Abrechnungskraft fällt aus, die laufende Abrechnung muss weiterlaufen.

Notfall-Übernahme

Im Regelfall Lösung in 24 Stunden

Einzelfrage

Ihr Team ist da, kommt aber bei einer konkreten Abrechnungsfrage nicht weiter.

SOS-Abrechnungs-Feuerwehr

Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr, Anmeldung kostenfrei

Dauerhaft

Sie möchten, dass die Abrechnung dauerhaft jemand übernimmt, komplett oder in Teilbereichen.

Externe Abrechnung

Mit 1-2 festen Expertinnen

Aus der Notfall-Übernahme kann eine dauerhafte Entlastung werden, muss sie aber nicht. Sie entscheiden, wie es nach dem Engpass weitergeht.

Im Notfall gefragt

Häufige Fragen zur Notfall-Übernahme

Alle weiteren Antworten stehen gesammelt in den häufigen Fragen zur zahnärztlichen Abrechnung.

Wie schnell hilft DentCon bei Personalausfall in der Abrechnung?
Rufen Sie an, im Regelfall finden wir innerhalb von 24 Stunden eine Lösung für Ihre Abrechnung. Wie schnell alles vollständig läuft, hängt von Software, Umfang und Rückstand ab, das besprechen wir offen mit Ihnen am Telefon.
Ist die Notfall-Nummer eine 24-Stunden-Hotline?
Die 0172 9359355 erreichen Sie Montag bis Freitag direkt, auch per WhatsApp, ohne Warteschleife und ohne Ticketsystem. Unser Büro erreichen Sie Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr. Eine Erreichbarkeit rund um die Uhr gehört nicht zu unserem Angebot.
Mit welcher Software arbeiten Sie im Notfall?
Mit der Software Ihrer Praxis. Sie behalten Ihr System, wir schalten uns auf. Was wir je System abdecken, zeigt die Software-Übersicht.
Übernehmen Sie auch nur Teilbereiche?
Ja. Sie entscheiden, ob wir einzelne Bereiche oder den kompletten Abrechnungsprozess übernehmen, auch im Notfall, etwa die ZE-Abrechnung, die PAR- und UPT-Strecke oder die Quartalsabrechnung.
Was passiert, wenn meine eigene ZMV zurückkommt?
Dann geben wir die Abrechnung geordnet an Ihr Team zurück. Auf Wunsch bleiben wir ergänzend an Ihrer Seite, für einzelne Teilbereiche oder als Urlaubs- und Krankheitsvertretung.
Was kostet die Notfall-Übernahme?
Die Kosten hängen von Umfang, Dauer und dem aufzuarbeitenden Rückstand ab. Sie bekommen vorab eine offene Einschätzung, ob sich die Übernahme für Ihre Praxis lohnt. Die Preisfaktoren im Einzelnen stehen auf der Seite Kosten der externen Abrechnung.

Der nächste Schritt

Rufen Sie an, bevor die Frist der erste Verlust wird.

Notfall, auch per WhatsApp 0172 9359355 Dringend, aber nicht heute 06762 9627644

Schildern Sie kurz Software, Abrechnungsstand und die drückende Frist. Im Regelfall steht Ihr Plan innerhalb von 24 Stunden.

Für Ihre Praxis - Immer ein Gewinn!

Melanie Gobbo, Geschäftsführerin von DentCon, telefoniert im hellen Büro KI-generiert